こんなシチュエーション、ありませんか。本社の役員秘書室から「役員の支店訪問日程が決まった。取引先だけでなく、この機会を利用して新規のお客様にも商談のアポイントを入れてもらいたい」とリクエストを受けること。支店や駐在員事務所勤務では、本社からの役員が現地訪問する際の潜在顧客とのアポ入れも重要な任務ですよね。アポイントが入っていないスカスカのアイテナリー（日程表）は死活問題へと発展していく可能性もあります。
この記事では、上記の事項を解決でき、アポイント依頼文として相応しい英文メールのテンプレートをご紹介します。具体的な事例を挙げて、どのような英文を記載すれば、先方から「時間を割いて会ってもいいかな」と思ってもらえるのか、あるいは最低でも返答がくる記載方法を説明しています。一方、現実はきちんとしたアポイントメールを送っても9割以上は断られるのが常です。そのような時も落ち込んだりせずに次に繋がる返信英文メールの書き方も往復書簡の形で記載しています。
支店や駐在員事務所勤務では、本社からの役員が現地訪問する際の潜在顧客とのアポ入れも重要な任務ですよね。アポイントが入っていないスカスカのアイテナリー（日程表）は死活問題へと発展していく可能性もあります。今回は、名刺フォルダーの名刺先から何とかアポを入れる場合のメールの書き方をご紹介します。
メール前提：セミナー等のイベントで名刺交換をしたことがある相手先へのアポ依頼。
- メール内容：自己紹介をし、業界のセミナー等でお会いしたことがあることを告げる。本社の役員が御社を6月末に訪問したい旨を告げる。加え、会議のアジェンダも記載する。最後に、後刻この件で電話等することも記載。
ポイント：具体的なアジェンダは情報収集不足で記載できないが、目的がたんなる表敬訪問というわけにはいけない場合の書き方がこれになります。We’ve been following your business and have a business proposition that we believe would be mutually beneficial that we’d like to present to you. Are you be available for such a meeting?
Dear Mr. James,
Hope this email finds you well.
I work as Director of consulting department for XYZ Corporation, and we’ve met at several industry networking events.
Our top management will be traveling to your area during the last week of July, and we’re very interested in scheduling an hour-long meeting with you on any of those days.
We’ve been following your business and have a business proposition that we believe would be mutually beneficial that we’d like to present to you. Are you be available for such a meeting?
I will be in touch over the next few days to follow up and set up a time that’s convenient for you. Please don’t hesitate to ask if you have any questions.
I look forward to hearing from you.
Yours sincerely,
Naomi Woods
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業者から上記のようなメールを受け取った場合に丁寧にお断りするさいのメールの書き方を紹介します。
- ポイント：業者からの依頼の本質を理解したのであれば、予定の都合がつかないとだけ書くよりもWould it be easier to make this meeting a phone call or ZOOM etc?と記載した方が丁寧な表現になります。
Dear Naomi,
Thanks for sending that meeting invite. It’s great to connect with you.
Unfortunately, based on my current schedule, I’m not able to meet because of prior scheduling.
Would it be easier to make this meeting a phone call or ZOOM etc?
Is there a day and time that works best for you this week? And, what’s the best number to reach you at?
Thanks in advance for understanding.
Regards,
James
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潜在顧客から上記のようなメールを受け取った場合の返信メールの書き方を紹介します。
- ポイント：相手の意図を汲み取りながらも、次につながる機会を逸しないような記載方法が下記となります。We shall contact you in case of any future top management business trip opportunity.
Dear Mr. James,
Sincere thanks for getting back to me about the meeting.
Duly noted. We shall contact you in case of any future top management business trip opportunity.
In the meantime, I’ve attached a case study that might interest you.
Yours sincerely,
Naomi Woods
まとめ
自分の言いたいことを伝えられるメールを書くためには、定型的な表現を覚えてしまった方が間違いもなく、明確に自分の意図が反映する文書がスラスラと書ける近道かもしれません。ぜひ上記の往復書簡メールをご参考に、ご自身のシチュエーションに沿った英文メールに挑戦してみてください。この記事が少しでもメールの書き方に悩んでいる方の役に立つことができれば幸いです。最後まで読んでいただきありがとうございました。
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