こんなシチュエーション、ありませんか。既存業者との契約更新にあたって契約書は送付されてきたものの前回とどこが異なっているか分からないため文字通り一行一行チェックしていかなくてはいけないこと。こんな時は変更履歴付きの契約書を送って貰いたいですよね。そして今後のやり取りも変更履歴の記録が残ったもので実施したい。
この記事では、上記の事項を解決できる英文メールのテンプレートをご紹介します。加え、このような依頼を受け取った際の返信英文メールの書き方も往復書簡の形で記載しています。
ここでご紹介する事例は、業務効率向上のため、保険会社に変更履歴付き契約書を貰いたいと依頼する英文メールの書き方です。
- メールのポイント1：冒頭にOur legal team has observed some discrepancies in the old insurance contract agreement which was signed and the new proposed template which was sent recently ・・・と記載することで、契約書の新旧版の内容がかなり異なっていることを伝えています。
- メールのポイント2：・・・ provide us the Track changes mode template, so that we don’t need to run a comparison and identify any anomalies by ourselves.・・・と記載することで変更履歴付きの契約書を依頼する目的を明確化しています。
Dear Noah,
I hope this email finds you well.
Our legal team has observed some discrepancies in the old insurance contract agreement which was signed and the new proposed template which was sent recently.
Could you provide us the Track changes mode template, so that we don’t need to run a comparison and identify any anomalies by ourselves.
Would appreciate if you could arrange it please.
Warm regards,
Sophia
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クライアントから上記のようなメールを受け取った際の返信メールの書き方を紹介します
Hi Sophia,
I hope you are doing well.
Kindly find attached the word format with the Track changes mode as requested. Hope this will speed up our process.
Best regards,
Noah
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保険会社から変更履歴付き契約書を入手後、それにコメントや修正を加えた旨を連絡するメールの書き方を紹介します。
メールのポイント1：冒頭にPlease find attached herewith the review points, communicate back with the Track changes we have received from our legal team. ・・・と記載することで、今後のやり取りも変更履歴の記録が残ったもので実施したいことを明確に伝えています。
Hi Noah,
Many thanks for your following mail.
Please find attached herewith the review points, communicate back with the Track changes we have received from our legal team.
Would kindly request you to go through them and let us have your comments please.
Thanks a lot in advance.
Warm regards,
Sophia
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契約書のレビューが完成し、サインするためのプリントアウト版を業者へ依頼する時のメールの書き方を紹介しています。
Hi Noah,
As discussed, we have reviewed the changes you have incorporated and are fine with it.
You may please go ahead with issuing final insurance contract agreement.
Warm regards,
Sophia
まとめ
自分の言いたいことを伝えられるメールを書くためには、定型的な表現を覚えてしまった方が間違いもなく、明確に自分の意図が反映する文書がスラスラと書ける近道かもしれません。ぜひ上記の往復書簡メールをご参考に、ご自身のシチュエーションに沿った英文メールに挑戦してみてください。この記事が少しでもメールの書き方に悩んでいる方の役に立つことができれば幸いです。最後まで読んでいただきありがとうございました。
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