こんなシチュエーション、ありませんか。英文で自分にとって好ましい事柄を事実に基づいて説得力を持って伝えたい。だけど、どこまで謙虚に書けば良いのか分からない。
この記事では自己やチームの実績のアピールと謙虚さのバランスをどう表現すべきかを具体的な事例を挙げて説明しています。また、部下やスタッフからそのようなメールを受け取った際に、部下やスタッフのモチベーションを更に向上させる返信メールの書き方も記載しています。
今回ご紹介する事例は、『数か月にもわたりチームで推進していたプロジェクトが完成した場合』の英文メールの書き方です。
- シチュエーションの前提は、あなたは支店や駐在員事務所で勤務している当該プロジェクトのリーダーです。定期的に本社の上司や関係者とは進捗状況を報告してきました。本日、プロジェクトが無事に完成しました。
- メールの目的：せっかくのよい機会です。ご自身やチームのアピールも兼ねて報告してみてはいかがでしょうか？ 下記のサンプルメールは、報告書の提出も合わせてプロジェクトの完了を記載しています。
- メール内容：完成までは平坦ではなく困難なこともあったが、チームや本社からのサポートを頂いたことで乗り切ったことを記載。特に、上司やマネージメントからの支持を頂いたことも強調しています。
Dear Mr. Logan,
Trust you are doing well.
Please refer to the attached completion report for Project ABC.
We are pleased to inform that we have successfully managed to close the project within the provided deadline.
We came across a lot of challenges and roadblocks, but with a team as wonderful as the one that I had, we managed to bring it to fruition without too many setbacks.
Take this opportunity to place on record our sincere appreciation and heartfelt thanks to you for supporting us very much, had it not been for your guidance and backing throughout these months, we would not have been able to deliver on time.
Thanking you once again.
Sincerely,
Naomi
自分やチームの実績のアピールと謙虚さのバランスが取れた文例の一例：
- We are pleased to inform you that we have been able to complete the ABC construction project at the site in the desired time. In fact, this was a colossal and unprecedented project, which required tremendous amount of planning, efforts, coordination, determination and preservice. We take this opportunity to thank you for your tremendous efforts and congratulate you too, on achieving the project approval!
- In fact, this was a colossal and unprecedented project, which required tremendous amount of planning, efforts, coordination, determination and preservice. Completing a new project, especially doing Covid-19 period, really seemed like a daunting and impossible task due to very stringent deadline, coupled with tremendous uncertainties and external dependencies. I would like to take this opportunity to place on record my most sincere appreciation and heartfelt thanks to each one of you for your guidance and encouragement at every level. Also, I would like to highlight the above copied individuals without whose help, the project wouldn’t have been this great success. Our sincere gratitude to them too. Thanking you all once again.
次に、上記のようなメールを受け取った場合の返信事例を紹介します。
- メールの目的：部下やスタッフを評価するベストな時期は、プロジェクトが無事に完了した直後です。書かれた言葉には、口頭でのコメントとはまた別の趣きがあります。下記の英文メールであれば、部下やスタッフのモチベーションを更に引き上げてくれることでしょう。
- メールの内容：成果を褒め、部下の良い面に関しても具体的に言及する。例：プロジェクトの細部にまで目配せをできている。チームのモチベーション維持に努めてくれた。
Dear Naomi,
Congratulations on a great work done.
We appreciate your professional and proactive approach.
Your positive attitude and your ability has motivate your team to contribute to a good cause.
Your patience and friendly manner certainly took the edge off a difficult situation and your careful attention to detail has paid off again.
We wish you a long and successful career with us.
Best regards,
Logan
スタッフのモチベーション向上にむけた表現や文例の一例：
- Your contribution to this project cannot be overstated. We look forward to many productive years and new projects.
- Your innovative approach to seemingly impossible problems has been an inspiration to all of us through a very difficult project.
- I know you worked hard on this project and I thank you personally for your good work.
- On behalf of the rest of the management team, I want to tell you how much we appreciate the endless hours of service you dedicated to getting the ABC construction project completed on time. We all admired your ingenuity in creating that outstanding package for our XYZ Corporation. I was personally impressed with the way you kept your staff and contractor motivated and focused, even in the face of several obstacles. Thank you for giving this company your best. May you enjoy this type of success in all your endeavors.
まとめ
自分の言いたいことを伝えられるメールを書くためには、定型的な表現を覚えてしまった方が間違いもなく、明確に自分の意図が反映する文書がスラスラと書ける近道かもしれません。ぜひ上記の往復書簡メールや追加文例をご参考に、ご自身のシチュエーションに沿った英文メールに挑戦してみてください。この記事が少しでもメールの書き方に悩んでいる方の役に立つことができれば幸いです。最後まで読んでいただきありがとうございました。
Follow me!
コメント