英文メールで書く 面識もない人へのアポイント依頼文の書き方

こんなシチュエーション、ありませんか。面識もない、一度も名刺交換をしたこともない人とアポイントを申し込み、更に深い商談に入りたいこと。そのような依頼を英文メールで書きたいが、自分の都合ばかりを押しつける印象の悪い英文メールは書きたくない。また、先方から音沙汰のないようなメールは書きたくない。初対面の方へのアポイントの申し込みは、明確に、かつ先方の立場に立って行うことが大切ですが、なかなか難しいですよね。

この記事では、上記の事項を解決でき、ビジネスメールとして相応しい英文メールのテンプレートをご紹介します。具体的な事例を挙げて、どのような英文を記載すれば、先方から「時間を割いて会ってもいいかな」と思ってもらえるのか、あるいは最低でも返答がくるフォローアップメールの記載方法も往復書簡の形で記載しています。

ここでご紹介する事例は、初対面の方への自己紹介と会社概要及び自社のサービスを売り込むさいの典型的な英文メールの書き方です。

1. メールのポイント：冒頭に・・・I’m Tony White, and I work in Director at ABC Inc. (a link of company website ……), we are the leading vendor of Intelligent Automation solutions combining AI, RPA & machine learning capabilities for business process automation. ・・・と記載することで、自己紹介と会社概要が明確になります。
2. メールのポイント：・・・ I’m writing to see if you’d want to meet to talk about how our service and product will cut your processing cost significantly.と記載することでメールの目的が明確に伝わります。添付資料の概要や背景等を読み手に明示することができます。
3. メールのポイント：For more details about our service please see attached our product brochure.　と記載すればメール本文が煩雑になることもなく、既存の販売促進資料をそのまま使用できます。

Dear Mr. Yamada,

Hope this email finds you well.

I’m Tony White, and I work in Director at ABC Inc. (a link of company website ……), we are the leading vendor of Intelligent Automation solutions combining AI, RPA & machine learning capabilities for business process automation.

I’m writing to see if you’d want to meet to talk about how our service and product will cut your processing cost significantly.

Would you be able to meet at your office or ours next Thursday at 10a.m?

For more details about our service please see attached our product brochure.

Please feel free to suggest another location or time if the above doesn’t work for you.

I look forward to hearing from you.

Best regards,

Tony White

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次に、ご紹介する事例は、相手から何のレスポンスも貰えないときのフォローアップメールの書き方です。

1. メールのポイント：冒頭に・・・Hope you are fine, and that you have received my below email. It would be great if you could advice, and looking forward to hear from you. Or hoping you could direct me to the right person in the division to discuss this. と記載することで、先のメールのフォローアップという意図が先方に明確に伝わります。
2. メールのポイント：・・・ Or hoping you could direct me to the right person in the division to discuss this.と記載することで先方からの返信の可能性を高めることができます。

Dear Mr. Yamada,

Hope you are fine, and that you have received my below email. It would be great if you could advice, and looking forward to hear from you. Or hoping you could direct me to the right person in the division to discuss this. Your support is highly appreciated and I am looking forward to your response.

Best regards,

Tony White

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面識のない業者から上記のようなメールを受け取り、一度話を聞いてみても良いな、と言う場合の典型的な英文メールの書き方を紹介しています。

Dear Mr. White,

Thanks for your email and accept my apologies for late reply but we all had very heavy schedule due to the overall situation with COVID-19. I am copying to this email Lisa Bonet our IT department director for further exchange on details. 

Kind regards,

Taro Yamada

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朗報が届きました。ここでは潜在顧客から話を聞いてみてもよいというメールを受信したあとのメールの書き方を紹介しています。

Dear Lisa,

Hope this email finds you well.

Pleasure to e-meet you. By way of introduction, we are the leading vendor of Intelligent Automation solutions and this email is to express our keen interest in serving your valued company in this field.

When would work best for you for a call? Please let us know your availability options and we can schedule something accordingly.

We look forward to speaking with you ate your convenience.

Best regards,

Tony White

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ここでは、面談はしたくはないが、ZOOM等でのビデオ会議ならばアレンジしても良いという場合のメールの書き方をご紹介しています。

Dear Tony,

Thank you very much for the introduction below.

I think we could communicate better via video conference media, such as Zoom, Micorsoft teams and VooV than simple telephone conference, but this is up to you, please let me know your preference.

Kindly let us know if next week April 15th Monday at 11am, is convenient for you.

Regards,

Lisa Bonet

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最後に、ZOOMのインビテーションを送付するときの書き方を紹介しています。

Dear Lisa

Thank you for your kind response, it is greatly appreciated.

April 15th Monday at 11am will be fine for me as well.

I will send you a Zoom invitation separately.

Best regards,

Tony

まとめ

自分の言いたいことを伝えられるメールを書くためには、定型的な表現を覚えてしまった方が間違いもなく、明確に自分の意図が反映する文書がスラスラと書ける近道かもしれません。ぜひ上記の往復書簡メールをご参考に、ご自身のシチュエーションに沿った英文メールに挑戦してみてください。この記事が少しでもメールの書き方に悩んでいる方の役に立つことができれば幸いです。最後まで読んでいただきありがとうございました。