英文メールで書く 当局から案件が認可された時の報告

こんなシチュエーション、ありませんか。英文で自分にとって好ましい事柄を事実に基づいて説得力を持って伝えたい。だけど、どこまで謙虚に書けば良いのか分からない。

この記事では当局から案件が認可された時の自己やチームの実績のアピールと謙虚さのバランスをどう表現すべきかを具体的な事例を挙げて説明しています。また、部下やスタッフからそのようなメールを受け取った際に、部下やスタッフのモチベーションを更に向上させる返信メールの書き方も記載しています。

• 想定ケース：推進しようとしている事業によっては、現地の政府関係機関（当局）から認可を貰う必要がある場合があります。申請要件を満たし、その旨を申請書類や添付書類に記載し、場合によっては公証をする必要もあります。通常では数人がかりのプロジェクトです。

• 前提：あなたは当該プロジェクトのリーダーに代わって完了した旨を報告。定期的に本社の上司や関係者とは進捗状況を報告している。本日、当局から認可書類を受理した。

• メール内容：長らく待っていた当局からの認可書類を受理。チームメンバーや本社関係者からのサポートを頂いたことを記載。

Dear All,

Trust this mail find you well.

On behalf of project manager, it is my pleasure to share with you the good news the much-awaited approval for ABC project has been finally obtained from the XYZ authority. Please find attached herewith the XYZ authority Letter to that effect, for your kind reference.

We take this opportunity to thank you for your tremendous efforts and congratulate you too, on achieving the approval!

Have a great day ahead.

Best regards,

Naomi Keen

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次に、部下やプロジェクトリーダーから上記のようなメールを受け取った場合の上司からの返信を紹介します。

• メール内容：当局から認可を得たことでビジネスの幅や提供できるサービスが増えることを記載。当局からも引き続き支持を得られるような高いクオリティを目指すことを記載。

Dear Naomi,

Thank you very much for sharing this great news.

I believe this will further strength our business structure and track record going forward.

I hope will soon surprise XYZ authority with our high standard project execution capability.

With my best regards,

Kay White

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最後に、上司から上記のようなメールを受け取った場合の返信のサンプルを紹介します。

• メール内容：あくまでの儀礼的で形式的なメールです。この文面は応用範囲が広いので頻繁に使用できるケースがあると思います。

Dear Kay,

Hope you are doing well in Singapore.

Thank you so much for your kind words.

Let’s hope for the best and await more good news and development in the future.

Best regards,

Naomi

まとめ

自分の言いたいことを正確に伝えられる英文メールを書くためには、定型的な表現を覚えてしまった方が間違いもなく、明確に自分の意図が反映する文書がスラスラと書ける近道かもしれません。ぜひ上記の往復書簡メールをご参考に、ご自身のシチュエーションに沿った英文メールに挑戦してみてください。この記事が少しでも英文メールの書き方に悩んでいる方の役に立つことができれば幸いです。最後まで読んでいただきありがとうございました。