英文メールで書く 会議の決定事項共有とその内容修正依頼

こんなシチュエーション、ありませんか。上司から「いまの会議の決定事項を簡単にまとめ英文で関係者にメールしておいてくれ」とリクエストを受けること。議事録のサマリーであっても、いざ「英文で送ってほしい」といわれると、どのように記載するのが適切か少し迷いますよね。またメールを受け取った相手から修正コメントやフィードバックが直ぐに貰えるのかも心配ですよね。

この記事では、上記の事項を解決でき、会議への参加・不参加者にかかわらず、英文メール本文を一読しだだけで決定事項が具体的に分かるだけでなく、送付したサマリーについては、加筆や修正を加えて貰いたい旨を記載することで、関係者からの同意も取り付ける英文メールのテンプレートをご紹介します。加え、参加者からの返信英文メール（訂正箇所無しと訂正箇所あり）の2通りの書き方も往復書簡の形で記載しています。

ここで紹介する事例は、会議での決定事項を一目瞭然と記載し、その内容に関して参加者から修正や合意を取り付ける方法の英文メールの書き方です。

1. メールのポイント1：冒頭にThis email is intended as a follow-up to our discussion over ZOOM yesterdayと記載することで、このメールの目的が明確化します。
2. メールのポイント2：We agreed to the following task sharing and assignment, timelines・・・と記載することで合意事項が何んであったかが明白になります。
3. メールのポイント3：Kindly let me know if this information is accurate so we can finalize this part of our agreement and arrangements.と記載すれば相手に「ボールが渡り」、フィードバックをする必要に迫られます。

Hi Olivia,

Trust you are doing well.

This email is intended as a follow-up to our discussion over ZOOM yesterday, July 20th, regarding a task management of the new business developing plan.

We agreed to the following task sharing and assignment, timelines and shareable to-do lists, prioritization, budgeting, and status communications

1. nnnnnnnn
2. mmmmmm
3. vvvvvvvv

Kindly let me know if this information is accurate so we can finalize this part of our agreement and arrangements.

After reviewing this email, you may call me at 123-6666 to discuss any necessary changes in case if requires.

Sincerely,

Rebeca 　　

受け取ったメールに関して問題がない場合の返信メールの書き方をご紹介しています。

1. メールのポイント1：冒頭にthis is to confirm that the below email is an accurate representation of our understanding of our arrangement and agreement.と記載することで、サマリー内容は正確で問題ないことを伝えることができます。
2. メールのポイント2：上司の立場であればKindly go ahead and circulate this email to our team and relevant party.と記載することもできます。

Good morning Rebeca,

Thank you very much for detailed summary, this is to confirm that the below email is an accurate representation of our understanding of our arrangement and agreement.

Kindly go ahead and circulate this email to our team and relevant party.

Thanks and Best Regards,

Olivia　　

受け取ったメールに関して訂正箇所がある場合の返信メールの書き方をご紹介しています。

1. メールのポイント1：冒頭にAs you requested, I have reviewed your draft and have made some changes/ suggestions highlighted in red with my comments.と記載することで、サマリー内容の修正を加えたことを伝えることができます。
2. メールのポイント2：念のためにWould kindly request you to go through them and let us have your comments please.と記載しておくことをお勧めします。

Hi Rebeca,

Thank you for your draft meeting memo.

As you requested, I have reviewed your draft and have made some changes/ suggestions highlighted in red with my comments. Would kindly request you to go through them and let us have your comments please.

Regards,

Olivia

まとめ

自分の言いたいことを伝えられるメールを書くためには、定型的な表現を覚えてしまった方が間違いもなく、明確に自分の意図が反映する文書がスラスラと書ける近道かもしれません。ぜひ上記の往復書簡メールをご参考に、ご自身のシチュエーションに沿った英文メールに挑戦してみてください。この記事が少しでもメールの書き方に悩んでいる方の役に立つことができれば幸いです。最後まで読んでいただきありがとうございました。