こんなシチュエーション、ありませんか。外部業者主催のコンファレンスに、普段ではアポが取れない人が出席することが予め分かった。先方に連絡を取りコンファレンス中の空いている時間にアポを取り付けたいが、相手にどのような切り口でメールを出せば良いのか迷ってしまうこと。
この記事では、上記の事項を解決でき、ビジネスメールとして相応しい英文メールのテンプレートをご紹介します。具体的な事例を挙げて、どのような英文を記載すれば、先方から「コンファレンス中の時間を割いて会ってもいいかな」と思ってもらえるのか、あるいは最低でも返答がくる記載方法を説明しています。
一年に一度、定例のコンファレンスが場所を変えて実施されることってよくありますよね。今回は相手も自分のことを知っているが、日ごろでは会えない人とコンファレンスの空いている時間を用いてミーティングの約束を取り付けるメールの書き方をご紹介します。
- 前提：先方とは面識がある。自分が出席するコンファレンスに先方も出席することを知っている。コンファレンスのアジェンダも公表されている。
- メール内容：自分も先方と同様にコンファレンスに出席することを告げる。セッションとセッションの間で比較的長い時間コーヒーブレイクがある時間帯を告げ、その時間に先方へのミーティング申し込みをする。話したい内容も短くだが具体的に告げる。
Hi Paul,
Hope you are fine and doing well.
I hear you are also going to be presenting again at this year’s ABC conference at Kyoto.
Will you be available on Wednesday after the first session? There’s an extended coffee break after this slot and I would love to spend 20 minutes catching up on what you’ve been up to.
We’ve got some great projects going on our side too that may interest you.
Let me know whether that 10:30-11:00 timeslot works for you. Looking forward to seeing you next month.
Best regards,
Chris
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上記のようなメールを受け取った場合の承諾するさいの返信メッセージを紹介します。
- メール内容：下記はミーティングを承諾するさいの定型文の一例です。応用範囲も広いので覚えておくのもよいでしょう。
Dear Chris,
Great to hear from you, thanks for reaching out.
I am fine with your proposed date and time.
Please let me know if you need any other information from me. I definitely look forward to seeing you soon.
Sincerely,
Paul
まとめ
自分の言いたいことを伝えられるメールを書くためには、定型的な表現を覚えてしまった方が間違いもなく、明確に自分の意図が反映する文書がスラスラと書ける近道かもしれません。ぜひ上記の往復書簡メールをご参考に、ご自身のシチュエーションに沿った英文メールに挑戦してみてください。この記事が少しでもメールの書き方に悩んでいる方の役に立つことができれば幸いです。最後まで読んでいただきありがとうございました。
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