こんなシチュエーション、ありませんか。なんとか英文書類のドラフトを記載したものの英文法の正確さや表現のぎこちなさに不安を感じている。こういう場合、日常的に英語を使用している人へ英文メールで確認依頼を送るのが常ですが、どのように記載するのが適切か少し迷いますよね。If you have any suggestion for the changes, や Kindly go through the attached file and make changes if necessary だけでは英文法や文書のぎこちなさまでは修正してくれない場合も多くあります。また初回の依頼でメールを受け取った相手から修正コメントやフィードバックが直ぐに貰えるのかも心配ですよね。
この記事では、上記の事項を解決できる英文メールのテンプレートをご紹介します。加え、このような依頼を受け取った際、一度目は見逃してしまったが、これから直ぐに対応する旨を記載した返信英文メールの書き方も往復書簡の形で記載しています。
ここでご紹介する事例は、法務部へ提出する前の契約書（ドラフト）の内容を英文法や文書のぎこちなさまで含めて修正してもらう方法の英文メールの書き方です。
- メールのポイント1：冒頭にPrior to sending the legal department review, I am re-attaching a draft copy ・・・と記載することで、このメールは初回のメールではなく再依頼のメールであり、添付ファイルをどこに提出するものなのかも明確化しています。
- メールのポイント2：Please edit it for completeness and grammatical correctness and make any other necessary changes・・・と記載することで英文法や文書のぎこちなさまでを含めた修正をしてくれるはずです
Hi Ava,
Hope this email finds you well.
Prior to sending the legal department review, I am re-attaching a draft copy of the ABC project business agreement and share purchase agreement. Please edit it for completeness and grammatical correctness and make any other necessary changes and return it to me by Tuesday. Thank you for your help.
Kind regards,
Taro
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同僚から上記のようなメールを受け取った場合、ひとまず先に返信しておく際のメールの書き方を紹介します。
メールのポイント1：冒頭のI was very much tied up recently. So, will surely take it up today.・・・は、失念していたわけではなく、本日中にタスクに取り掛かる旨の一報を入れる場合の表現です。
Hi Taro-san,
I was very much tied up recently. So, will surely take it up today.
Sorry for that.
Best regards,
Ava
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同僚からの依頼を完了した際の返信メールの書き方を紹介します
- メールのポイント1：冒頭にWe have made the changes you requested in the ABC project ・・・and have corrected the grammatical errors as well.と記載することで、相手の依頼にしっかりと答えたことが明確化しています。
- メールのポイント2：It is now ready for the legal department review and approval before sending to the client.・・・と記載することで依頼者の意図をくみ取った表現にもなります。
Hi Taro-san,
We have made the changes you requested in the ABC project business agreement and share purchase agreement and have corrected the grammatical errors as well. It is now ready for the legal department review and approval before sending to the client.
Best regards,
Ava
まとめ
自分の言いたいことを伝えられるメールを書くためには、定型的な表現を覚えてしまった方が間違いもなく、明確に自分の意図が反映する文書がスラスラと書ける近道かもしれません。ぜひ上記の往復書簡メールをご参考に、ご自身のシチュエーションに沿った英文メールに挑戦してみてください。この記事が少しでもメールの書き方に悩んでいる方の役に立つことができれば幸いです。最後まで読んでいただきありがとうございました。
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