英文メールで書く 社内の専門チームに協力を求める時の依頼文

こんなシチュエーション、ありませんか。何度も挑戦し、ようやくターゲットリストに名を連ねている潜在顧客から興味を聞き出すことに成功した。先方は自分のことを気に入ってくれたようで、もっと詳しい話を聞いても良いと言っている。次のステップは、本社の専門チームとその顧客との会議をアレンジすることで商談の成功につなげたい。英文メールで、このような背景や経緯を本社に伝えたい。だけど、これまでの苦労をどこまで謙虚に書けば良いのか分からない。

この記事では、本社のチームや同僚に英文メールで協力を依頼するときのポイントを記載しています。社内メールとはいえ、依頼事項は伝えにくいもの。書き方に注意しなければ、相手からの優先順位も低くなってしまいます。そうかといって曖昧な表現や言い回しを間違えると、書き手の用件が正しく伝わらないばかりか、これまでの苦労も全く相手に届きません。ここで紹介する事例は、依頼事項を簡潔に分かりやすく記載するだけでなく、これまでの経緯（自己やチームの実績のアピールと謙虚さのバランス）をどう表現すべきかも具体的な事例を挙げて説明しています。また往復書簡のスタイルで社内協力が最後まで具現化できるようなアレンジ方法も加えています。

支店や駐在員事務所での仕事の一つは、現地の潜在顧客に自社（本社）の製品やサービスを紹介することですよね。この事例では潜在顧客から興味を聞き出すことに成功したあとで、本社の専門チームとその顧客との会議をアレンジするさいのメールの書き方をご紹介します。

• 英文メール内容：ターゲット顧客の窓口の担当者を把握できた経緯を手短に述べる。その担当者が本社専門チームから更に具体的な話を聞きたいという希望があることを伝える。現地シンガポールとロンドンの時差も伝え会議のアレンジを依頼する。
• ポイント：After several phone calls and follow ups we finally have some traction with ABC firm.という文を冒頭に記載することで、これまでの苦労と経緯が簡潔且つ正確に表現することができます。

Hi Mark,

Hope this email finds you well.

After several phone calls and follow ups we finally have some traction with ABC firm. I was just informed by MR. CCCCC who is in charge of ecommerce business is willing to have a call with you and learn more about your team and service.

Kindly note that Singapore timing is GMT + 7 hours and let me know if you require any further clarification. Awaiting your kind response.

Regards,

Anthony

——————————————–

現場から上記のようなメールを受け取った場合の返信メールの書き方を紹介します。

• 英文メール内容：顧客との会議がアレンジ可能な日時を具体的に告げる。社内会議が入っている場合でも一定の時間帯であれば変更可能なことを加える。最後に顧客の都合が悪い場合は別の日時でも当然アレンジ可能なことを述べる。

• ポイント：動かせる会議とどうしても動かせない会議があると思います。動かせる会議の場合はIt is when we do have internal meetings so it will be easier for us to book the meeting with my colleagues at any day.という表現が使えると思います。

Dear Anthony,

Great news. We are available on April 12^th, or any other day during that week. Considering the 7 hours difference we suggest do the meeting during our morning hours from 9am to 11am. It is when we do have internal meetings so it will be easier for us to book the meeting with my colleagues at any day.

I look forward to hearing from you. Please feel free to suggest another date or time if the above doesn’t work for the client.

Kind regards,

Mark

—————————————

次に、本社からの上記のような英文メールを受け取った場合の返信メールの書き方を紹介します。

• 英文メール内容：顧客とも合意を取り付け記載の日時に決まったことを告げる。顧客はMicrosoft teamでの会議を依頼していることを告げ、本社の社員にそのアレンジを依頼する。

Hi Mark,

Kindly note that the call been confirmed on Wednesday 15^th April at 4:00PM Singapore time ( 09:00 am UK time ) .

The client requested you to send us a Microsoft team invitation, please forward me the invitation and I will send it to the client.

Let me know if you need any assistance or have any queries.

Regards,

Anthony

—————————————

Microsoft team invitationの依頼があったさいの英文メールの書き方をご紹介します。

Hi Anthony,

It is confirmed our meeting. Today, later on we will share you with the meeting link and the detail of team members participating. We are working on updating the presentation material and will share before the meeting.

Regards,

Mark

——————————

最後に、Microsoft team invitationも顧客に転送済みで、残るタスクは当日使用する資料だけの場合の英文メールの書き方を紹介します。

Hi Anthony,

Thank you for the confirmation, I received the Microsoft team invitation with all the details and I have already forwarded to the client. Waiting to receive the updated presentation file prior to the meeting.

Thank you

Mark

まとめ

自分の言いたいことを正確に伝えられる英文メールを書くためには、定型的な表現を覚えてしまった方が間違いもなく、明確に自分の意図が反映する文書がスラスラと書ける近道かもしれません。ぜひ上記の往復書簡メールをご参考に、ご自身のシチュエーションに沿った英文メールに挑戦してみてください。この記事が少しでも英文メールの書き方に悩んでいる方の役に立つことができれば幸いです。最後まで読んでいただきありがとうございました。